E-Fatura tüm fatura bilgilerinin elektronik ortama geçirilmesiyle oluşan ve kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan fatura türüdür.
Avantajları :
Maliyetleriniz azalır. (Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat vb.)
Faturalarınızı daha hızlı hazırlarsınız. Zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
Faturalarınızın kaybolma riski olmaz.
Tahsilatlarınızı hızlandırırsınız.
İstediğiniz zaman eski faturalarınıza rahatlıkla ulaşabilirsiniz.
Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir.
Fatura saklama iş yükü ve maliyetinden kurtulursunuz.
Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz.
Çevre dostudur.
Müşterilerle ve satıcılarla mutabakat yapmanızı kolaylaştırır.
Bilinmesi Gerekenler :
Sisteme bir kez kayıt olduktan sonra, artık kesilecek tüm faturalar mali mühür ile iletilmektedir.
Alınan Mali Mühürlerin 3 Yılda bir yenilenmesi gerekmektedir.
E- Faturaya zorunlu geçen işletmeler, E-deftere de geçmek zorundadır.
E-faturaya geçmemiş firmalara kağıt fatura düzenlenebilir. E-Arşive geçilmesi durumunda bu firmalara da dijital imzalı fatura iletilebilir.
E-Fatura Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?
efatura.gov.tr internet adresindeki e-fatura portalı aracılığıyla ücretsiz e-fatura hazırlayabilirsiniz. Manuel olarak internet sitesi üzerinden düzenleme yapabilirsiniz. Bu portal Maliye’nin, sistemi tanıtmak ve yaygınlaştırmak için fatura adedi yüksek olmayan işletmelere sunduğu bir çözümdür.
Maliye tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlerden biri aracılığıyla e-fatura oluşturabilirsiniz. Entegratör yazılımı ve donanımı ile sizin muhasebe sisteminizden gerekli bilgileri alır ve e-faturaya dönüştürür. Düzenlenen e-faturaları kendi yazılımı ile muhasebe sisteminize aktarır. Ekstra bir entegrasyon yazılımı kullanmanız gerekir.
Firmanızın bilgi işlem sistemini maliye ile entegre ederek kesebilirsiniz. Bu yöntem, fatura adedi yüksek firmalar için uygundur. Muhasebe sisteminde müşteriler için üretilen faturalar özel bir yazılım ve arayüz ile e-faturaya dönüşür. Ayrıca tedarikçilerin e-fatura sistemi üzerinden gönderdiği e-faturalar da aynı yazılım ve arayüz ile muhasebeye aktarılır. Kayıtlar otomatik oluşur. Bu yöntemlerden sadece bir tanesini seçebilirsiniz. İki yöntem aynı anda kullanılamaz.
E-Faturaya Geçmenin Maliyeti Nedir?
E-faturaya geçmek için TÜBİTAK’tan mutlaka mali mühür satın almanız gerekiyor. E-fatura portalini kullanırken ek bir ücret ayırmanıza gerek kalmıyor. Ayda en fazla 500 fatura kesebilirsiniz. Entegrasyon ve saklama ücreti ile muhasebe yazılımına ek modül maliyeti ve eğitim bedelini karşılamanız gerekir.
E-faturaya tabi firmalara e-fatura, e-faturaya tabi olmayan firmalara kağıt ortamında fatura kesmeniz gerekir.
Temel ya da Ticari Fatura Senaryosu Nedir?
E-fatura sistemine geçtikten sonra, e-fatura ile çalışacağınız müşteri ya da tedarikçilerle temel ya da ticari fatura senaryolarından birini seçmeniz gerekiyor. Ticari Fatura Senaryosu’nda müşterinizin 7 gün içinde kabul ya da red vermesi gerekir. Eğer vermezse faturayı kabul etmiş sayılır. Temel faturada bu şekilde bir onay süreci bulunmamaktadır.
E-Fatura’a sistemine Geçmek için Nasıl Başvuru Yapabilirim?
GİB’in sitesinden elektronik olarak başvuru yapabilirsiniz.
e-Fatura (Elektronik Fatura) Nedir?
e-Fatura, Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada bulunması gereken tüm bilgileri barındıran kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip elektronik belgedir.
e-Fatura Kapsamı
2014 yılı ve devam eden yıllarda brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, bir sonraki yıl hesap döneminin başından itibaren e-Fatura uygulamasına geçmelidir. 2016 yılı ve devam eden yıllarda mükellefiyet tesis ettirenler, mükellefiyet tesis ettirdikleri tarih ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde, izleyen hesap döneminden sonraki hesap dönemi başından itibaren e-Fatura uygulamasına tabi olurlar.
e-Fatura’nın Avantaj ve Üstünlükleri
- Fatura maliyetini düşürür,
- Harcanan işgücünü azaltır,
- Fatura sürecini kısaltır, nakit akışını hızlandırır,
- Fatura baskı sürecinden kurtarır,
- Faturaları fiziksel koşullardan korur,
- Faturaların dijital ortamda güvenli, kolay ve hızlı bir şekilde gönderilmesini sağlar,
- Ticari fatura itiraz süreçlerini kolaylaştırır,
- Kağıt tasarrufu sayesinde de doğa dostu olarak, e-Dönüşüm’de hızınıza hız katar.
e-Fatura (Elektronik Fatura) Mükelleflerinin Çalışabilecekleri Yöntemler
Mükelleflerin öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (KamuSM) mali mühür başvurusu yapmaları gerekmektedir. Sonrasında ise aşağıdaki yöntemlerden birini seçerek elektronik ortamda fatura düzenlemeye başlayabilirler.
GİB (Portal)
e-Fatura mükellefleri, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Portal uygulamasını ücretsiz olarak kullanarak e-Fatura düzenleyebilirler.
Özel Entegratör (Portal, Konnektör, Web Servis)
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetki ve izin almış Özel Entegratörler aracılığıyla e-Fatura geçişi sağlanabilir. Özel Entegratörler’in de Portal, Konnektör ve Entegrasyon olmak üzere 3 ayrı yöntemi vardır.
Portal: Yılda en fazla 6000 adet gelen/giden fatura adedine sahip mükelleflerin kullanabileceği yöntemdir.
Mükellefin kullandığı muhasebe programının (ERP) önemi yoktur. Faturalar manuel oluşturulup kesilerek, muhasebe programına da yine manuel olarak işlenir.
Konnektör: Muhasebe programında yer alan alanlar doğrultusunda sorgular (kodlar) yazılarak elde edilen ara bir yazılımdır.
Muhasebe programlarıyla uyumlu çalışabildikleri gibi içerisinde yer alan Fatura Oluşturma alanından da kolaylıkla faturalar oluşturulmasını sağlayarak bağımsız da çalışabilmektedir. Muhasebe programında verilerin çekilmesini sağlayarak faturaların tekli veya toplu gönderimini gerçekleştirir.
Entegrasyon: Muhasebe programlarıyla gerekli yazılımsal süreç (Entegrasyon) tamamlandıktan sonra muhasebe programının içerisinden fatura gönderilebilen yöntemdir.
Direkt Entegrasyon
Mükelleflerin, kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinin, Başkanlığın e-Fatura Uygulamasına entegre edilmesi yolundan yararlanılabilir. Bu yöntemi kullanan kullanıcılar, 7/24 kesintisiz bir bağlantı sağlayarak e-Fatura oluşturup gönderebilirler. Bu yöntemden yararlanmak için ise faydalanmak istenildiğini belirtmek, yüksek maliyet ve güçlü bir altyapı gerekmektedir.
e-Fatura’nın Düzenlenmesi
- Yukarıda bahsedilen yöntemlerden biri seçildikten sonra da, elektronik ortamda faturalar oluşturularak gönderilmeye başlanırken kağıt fatura kesimine son verilmiş olur.
- e-Fatura (Elektronik Fatura) sadece e-Fatura kullanıcısına düzenlenebilir.
- Eğer alıcı e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura kullanıcı değilse ve gönderici de sadece e-Fatura kullanıcısı ise kağıt fatura düzenlemek zorundadır.
- Kullanılan sistem içerisinden, müşteri bilgileri, fatura bilgileri ve satışı gerçekleşen ürün veya hizmetlerin kalemleri oluşturularak alıcıya iletilmek üzere gönderilir.
- Gönderilen e-Fatura’lar, ilk olarak GİB sistemine düşerek oradan alıcıya ulaşır.
- e-Fatura’ların gelişi de yine aynı şekilde GİB aracılığıyla gerçekleşir.
- Temel ve Ticari Fatura olmak üzere ikiye ayrılırlar.
Hizmetin Sonuçları
- Kağıt faturalar ve birlikte gönderilecek zarfların matbaadan basılma maliyetleri fatura ve zarf başına birim fiyatlardan hesaplanmaktadır. Bunlarla birlikte yazıcı ve kartuş maliyetinin de eklenmesi gerekmektedir.
- Gönderilecek faturaların kopyalarının yazıcıdan çıkarılması, her kopyanın kaşelenip ve imzalanması ve müşteriye gönderilmek üzere zarfa yerleştirilerek kargoya verilmesi gerekmektedir.
- Bunların yanında tahsilat süreçlerinin uzamasıyla birlikte, para kazanmak için yapılan satışlardan elde edilen kazancın kazanılması uzun sürelerde gerçekleşmektedir.
- Kısacası yukarıdaki paragraflarda bahsedilen, fatura kesip göndermek için gereken süreçler hem maddi olarak zarar hem de zaman kaybı demektir. e-Fatura’ya geçiş ile her iki türlü kazanç elde edilmektedir.